Estás perdiendo tiempo con tu Daily Standup diario

No pierdas más tiempo con tu Daily Standup diario

Supongamos que tienes 8 personas en uno de tus equipos de ingeniería. Tu reunión diaria dura 15 minutos al día.

Eso son 75 minutos por semana, o aproximadamente 3750 minutos por persona. Tienes 8 personas, lo que equivale a 30,000 minutos al año para tu equipo o 500 horas.

Eso significa que tu equipo pasa aproximadamente 12.5 semanas en reuniones diarias.Si tu ingeniero promedio gana $75,000, entonces estás gastando alrededor de $18,000 cada año en tus reuniones diarias (sin mencionar el costo de oportunidad, que es todo un tema aparte).

Pero si tus reuniones diarias duran 30 minutos, eso te cuesta $36,000. Y si tienes 10 equipos como este en tu empresa, eso significa $360,000.

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¡Así que definitivamente debemos aprovechar al máximo nuestras reuniones diarias!

Cinco maneras en que veo a las empresas desperdiciar tiempo en las reuniones diarias (y hay más)

La reunión diaria se concibe como una revisión de 15 minutos, pero a menudo se convierte en un desfile de distracciones, irrelevancias y simplemente ineficiencias.

Empresa A

El equipo de ingeniería de backend en la Empresa A se reúne religiosamente todas las mañanas alrededor de su tablero Scrum. La reunión nunca dura más de 15 minutos. Pero sus actualizaciones son un monótono ciclo de “Hice X, hoy haré Y”, un juego ágil sin ninguna alineación con los objetivos de la iteración. Los ingenieros ni siquiera tienen objetivos de la iteración. El gerente de producto prioriza el backlog, pero no hay conversaciones bidireccionales.

Problema 1: Falta de alineación con los objetivos de la iteración

De manera anecdótica, un ingeniero de una firma de FinTech recientemente me dijo: “La alineación estratégica proviene de nuestra iniciativa. Tomo la iniciativa de preguntar al respecto, pero no todos lo hacen”.

La falta de alineación con los objetivos de la iteración conduce a una falta de dirección y propósito, lo que hace que los miembros del equipo operen de forma aislada en lugar de trabajar como una unidad cohesionada hacia un objetivo compartido. Esta ineficiencia desperdicia recursos valiosos y podría descarrilar otras tareas críticas para el proyecto. También afecta la satisfacción de las partes interesadas y pone al equipo fuera de sincronía con los objetivos estratégicos más amplios.

La base misma del marco Scrum es inspeccionar el progreso hacia el Objetivo de la Iteración. Las reuniones diarias están diseñadas para actualizaciones de tareas y como oportunidades para adaptarse y pivotar hacia el logro de ese Objetivo de la Iteración. Sin este punto focal, el equipo pierde oportunidades críticas de ajustar el rumbo, al tiempo que erosiona la cohesión y la motivación.

Empresa B

La Empresa B tiene un equipo completamente distribuido y remoto disperso a lo largo de 9 horas de diferentes zonas horarias. Ada, de Polonia, encuentra que la reunión en vivo en la tarde interrumpe su concentración máxima. Brent en San Francisco se queja de tener que iniciar sesión temprano mientras jonglea con los niños que aún no han sido enviados a la escuela. Y Clem, quien, debido a sus responsabilidades de cuidado, a menudo se pierde la reunión en vivo, tiene que ponerse al día a través de repeticiones de reuniones y a menudo se pierde la oportunidad de contribuir.

Problema 2: Ineficiencias operativas

La gimnasia logística necesaria para las reuniones en vivo a menudo se interpone en la vida personal de los ingenieros o interrumpe su flujo de trabajo. ¿Choques de zonas horarias? Comprobado. ¿Flujo de trabajo interrumpido? Doble comprobación. ¿Todos están ligeramente irritados? Triple comprobación.

Problema 3: Falta de flexibilidad

Más bien como uno que no sirve para todos. La falta de adaptación del formato de las reuniones diarias para satisfacer diversas necesidades y estilos de vida a menudo conduce a la insatisfacción y a una baja adopción. Y cuando estás trabajando de manera remota, esa insatisfacción puede convertirse silenciosamente en un desapego total.

Empresa C

Para la Empresa C, la “reunión diaria” es algo así como una odisea proustiana. Se discuten temas complejos hasta la saciedad, a veces llevando hasta 45-60 minutos al día. Hoy, Luis y Zaynab pasan 15 minutos desmenuzando un problema, dejando a todos los demás esperando o haciendo otras cosas en su segundo monitor. Los 15 minutos no fueron suficientes para resolverlo, y decidieron continuar su charla más tarde, pero no hasta que hubieran desperdiciado colectivamente 120 minutos de trabajo de ingeniería para todos los demás. Algunos de los miembros del equipo son introvertidos y el foro no les parece un buen lugar para compartir sus ideas. Sufren fatiga de reuniones junto con la inevitable sobrecarga de información.

Problema 4: Redundancia y Sobrecarga

Cuando las reuniones se convierten en mini hackathones o sesiones de solución de problemas improvisadas, los problemas importantes se pasan por alto o se convierten en digresiones que consumen tiempo. Todos terminamos atrapados en este laberinto de discusiones inútiles, saliendo con fatiga de reuniones y sobrecarga de información.

Problema 5: Compromiso

En este punto, las personas están emocionalmente desconectadas. Los más vocales se convierten en acaparadores inadvertidos de la reunión, mientras que otros sienten que sus contribuciones son desplazadas. Es un terreno fértil para una cultura tóxica que fomenta la falta de compromiso y mata la moral.

Cómo las Reuniones Asincrónicas (en cierta medida) Ayudan

Ninguno de los escenarios que mencionamos anteriormente captura el espíritu previsto de una reunión de pie, que es agilizar el flujo de trabajo y fomentar la cohesión entre los miembros del equipo.

Es hora de despedirnos de las prácticas que agotan la productividad de nuestro día de trabajo.

Entonces consideremos las reuniones asincrónicas.

Los horarios de trabajo tradicionales no tienen en cuenta el flujo natural de energía humana, ni mucho menos la carga de gestionar la vida personal junto con los compromisos laborales. Las reuniones asincrónicas cumplen con muchos requisitos para la fuerza laboral moderna.

Dónde las reuniones asincrónicas brillan

1. Participación Universal: Los husos horarios se vuelven irrelevantes. Ya sea que te conectes desde Tokio o Texas, tienes un asiento igualitario en la mesa virtual.

2. Tu Ritmo, Tu Lugar: Estas reuniones se adaptan a tus reglas, permitiéndote programar tus actualizaciones según tu ritmo de trabajo, no al revés.

3. Eficiencia: Despídete de las reuniones que se alargan y interrumpen tu estado de flujo. Las reuniones asincrónicas son cortas y concisas.

4. Progreso Documentado: Piénsalo como un diario automático de las actualizaciones del equipo. No es necesario perseguir minutos o compilar informes; todo está ahí.

5. Calidad sobre Cantidad: La oportunidad de elaborar tu actualización promueve una comunicación clara y concisa, en lugar de conversaciones incoherentes improvisadas.

Sin embargo, depender únicamente de las reuniones asincrónicas puede que no aborde todas las complejidades de la colaboración de manera efectiva.

En el panorama actual, la inteligencia artificial está preparada para integrarse sin problemas en tus herramientas de comunicación existentes. Puede supervisar y comprender hábilmente tus proyectos y objetivos, capturando la esencia de las decisiones y actividades que los moldean.

A diferencia de los humanos, que luchan con la incapacidad de retener todos los detalles y extraer los elementos pertinentes, la inteligencia artificial no se ve limitada por estas restricciones. Nuestra memoria es finita, perdemos de vista nuestros objetivos y pasamos por alto sucesos, todo debido a las limitaciones del tiempo.

La inteligencia artificial, en cambio, opera fuera de estas limitaciones, lo que la posiciona como una contendiente muy superior para resumir de manera concisa los eventos diarios o proporcionar información sobre asuntos en curso.

Haciendo las Reuniones Asincrónicas Correctamente

Las reuniones asincrónicas funcionan cuando todos están en la misma página sobre cómo llevarlas a cabo en tu organización. Siempre asegúrate de que todos entiendan qué se espera de ellos y cómo realizar su reunión asincrónica.

• Mantén la Consistencia: Insiste en un formato claro que se centre en las tareas completadas, el trabajo en curso y cualquier obstáculo.
• Destaca para un Seguimiento: Asincrónico no significa antisocial. Los asuntos urgentes deben destacarse para atención inmediata. Una reunión virtual aún puede ocurrir si es necesario.
• Los Plazos Importan: Establece un período en el cual todas las actualizaciones y respuestas se deben publicar para mantener el impulso.
• Caminos Claros para Emergencias: Identifica un procedimiento para plantear y abordar problemas urgentes de manera rápida.

Hacer que las Alternativas de IA Funcionen

La memoria humana tiene sus limitaciones. Es probable que olvidemos, pasemos por alto o simplemente nos perdamos actualizaciones cruciales. La IA no comparte estas deficiencias.

Para aprovechar al máximo esta herramienta, simplemente adhiérete a algunos fundamentos de colaboración:

• Diálogo Abierto: La transparencia es clave. En general, no es recomendable tener la mayoría de las discusiones en canales privados o mensajes directos, a menos que haya razones específicas como preocupaciones de confidencialidad o protección de datos.
• Utiliza Tus Herramientas de Manera Efectiva: Ya sea crear confirmaciones Git bien estructuradas, mantener tus tableros de Jira actualizados o documentar meticulosamente los flujos de trabajo en Notion, fomenta el uso correcto de las herramientas en general. La belleza de la IA radica en su capacidad para sacar conclusiones inteligentes a partir de los datos que se le proporcionan.

Al participar activamente en una reunión en línea asincrónica mejorada por la inteligencia artificial (IA), tu equipo tiene mucho que ganar. Las herramientas de IA pueden resaltar actividades importantes y proporcionar respuestas claras a cualquier consulta sobre los proyectos en curso.

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