Transforma lo aburrido en brillante 7 trucos para mejorar tu presentación

Transforma lo aburrido en brillante 7 trucos para mejorar tu presentación

Introducción

Como dice HBr, “Si bien una buena presentación tiene datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación”. En la era de PowerPoint y Canva, donde presentar información se ha vuelto más fácil que nunca, levanta la mano si alguna vez has escuchado a un presentador decir: “Puede ser difícil ver este diagrama, pero ilustra…”. ¿Qué podría ser peor que una presentación que lucha por transmitir su esencia?

Todo profesional sabe los importantes esfuerzos que se realizan para mejorar y perfeccionar las tareas. Por ejemplo, como analista de datos, pones mucho esfuerzo en perfeccionar tu análisis de datos, estar al tanto de las tendencias tecnológicas y construir modelos de aprendizaje automático. Sin embargo, a menudo se pasa por alto una habilidad esencial: la capacidad de crear presentaciones atractivas. Para mostrar todo tu duro trabajo y esfuerzo de manera clara y eficiente a tu audiencia, debes mejorar tu presentación de manera que involucre a tu audiencia y promueva la toma de decisiones basada en la información.

El Poder de una Presentación Efectiva

Una presentación implica representar visualmente la información a través de gráficos, diagramas, mapas y diversas técnicas, mejorando la comprensión mediante ayudas visuales. Esta representación gráfica, llamada visualización de datos, depende de factores como el formato, las herramientas, los datos disponibles y el tamaño del conjunto de datos.

Cuando creas una presentación, debes tener en cuenta factores esenciales como la audiencia objetivo, un contenido claro, gráficos, tablas y diagramas necesarios, información fácil de comprender y explicaciones claras. No se puede pasar por alto el poder de una presentación efectiva, ya que muestra tus esfuerzos y te ayuda a impulsar un cambio en tu organización.

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7 Consejos para Hacer una Presentación Super Atractiva

Existen varios puntos clave que debes tener en cuenta al crear una presentación efectiva. Sin embargo, a continuación se enumeran siete consejos principales para mejorar tu presentación y hacerla super atractiva:

1. Conoce a tu Audiencia

En lugar de enfatizar únicamente los hallazgos, debes priorizar adaptar tu presentación a la audiencia. Comprender su formación y lo que esperan de tus hallazgos ayuda a enmarcar la presentación de manera efectiva.

Este enfoque no descarta los datos; más bien implica presentarlos de una manera fácil de entender y que respalde las discusiones o argumentos familiares para la audiencia. Incluso las presentaciones más excepcionales pueden fallar si la audiencia tiene dificultades para seguir el método del analista para transmitir los hallazgos.

Puedes mejorar tu presentación al considerar las siguientes preguntas antes de crearla:

• ¿Quiénes conforman la audiencia de esta presentación?
• ¿Qué nivel de competencia técnica tienen en tu campo?
• ¿Qué grado de familiaridad tienen con el tema?
• ¿Qué intereses específicos, necesidades y expectativas tienen?
• ¿Cuál es el estado mental de la audiencia? ¿Están cansados de reuniones anteriores o de una conferencia larga?
• ¿El entorno es formal o informal?

Al abordar estas preguntas, obtendrás claridad sobre qué información debe enfatizarse y cómo tus datos pueden servir mejor a la presentación. Adaptar el contenido para adecuarse a la experiencia de la audiencia, definir los puntos clave que se quiere transmitir y considerar el entorno de la presentación conducirá a una presentación más impactante.

2. Contar Historias con Datos

En las presentaciones empresariales, un enfoque conocido como Situación-Complicación-Resolución (SCR) actúa como un marco estructurado y ayuda a mejorar tu presentación. Este método fue popularizado por Barbara Minto en su libro “El Principio de la Pirámide” durante su tiempo en McKinsey Consulting, proporcionando una estructura efectiva para construir una historia comercial convincente. Su simplicidad ayuda a fomentar resultados orientados a la acción, organizar el contenido y alinearse con la Regla de Tres, un principio que explicaré más adelante.

• Presentar información factual que represente el estado actual de las cosas.
• Identificar la necesidad de una acción derivada de la evaluación de la situación.
• Proponer o ejecutar pasos concretos para abordar y resolver la complicación identificada.

En la aplicación práctica, se incorporarían detalles adicionales como subelementos bajo cada nodo. Utilizar SCR facilita el desarrollo de una narrativa clara y atractiva.

3. Simplificar Conceptos Complejos

Es natural sentir entusiasmo al preparar una presentación, especialmente cuando estás orgulloso de tu trabajo y consideras que gran parte del contenido es significativo. Sin embargo, abrumar a tu audiencia con información puede disminuir el impacto de tus esfuerzos. La esencia de transmitir los hallazgos de manera efectiva radica en mantener la presentación simple. Aquí tienes algunos consejos para asegurar la concisión y claridad en tus visuales:

Asegúrate de tener claridad visual evitando el sobrecargo de información e imágenes. Utiliza estratégicamente los colores para resaltar diferentes puntos de datos, manteniendo un estilo de texto y esquema de color consistentes durante toda la presentación.

En cuanto al contenido escrito, da prioridad a la inclusión utilizando un lenguaje accesible pertinente para tu audiencia. Enfatiza las palabras clave o hallazgos críticos en negrita o resaltándolos. Simplificar tu presentación ayuda a que tu audiencia comprenda tu argumento y los puntos clave de manera más fácil. La complejidad no es necesaria para transmitir tu mensaje de manera efectiva.

4. Interactúa con los Visuales

Ten en cuenta la familiaridad de tu audiencia con las herramientas de representación de datos cuando planees mejorar tu presentación mediante el diseño de visuales. Utiliza gráficos circulares para ilustrar desgloses demográficos, gráficos de barras para análisis de tendencias a lo largo de diferentes años y diagramas de flujo para conectar visualmente los componentes del proceso.

Optar por estos formatos de representación de datos familiares mejora el atractivo visual de tu presentación y garantiza una comunicación efectiva a tu audiencia mediante imágenes fácilmente comprensibles.

Reconoce tu presentación y pregúntate:

• ¿Los datos están correctamente etiquetados y anotados en los visuales?
• ¿Hay títulos claros, etiquetas de eje, leyendas y unidades de medida?
• ¿Se utilizan los colores de manera que hagan que mis hallazgos sean más claros?
• ¿Las diapositivas están despejadas y los datos se presentan de manera impecable?
• ¿Todos los visuales se presentan con el objetivo de comunicar un hallazgo específico a mi audiencia?

Haciéndote estas preguntas hará que tu presentación sea más sólida y ayudará a que tu audiencia comprenda claramente tu propuesta basada en datos.

5. La práctica hace la perfección

Cada vez que prepares una presentación que presente tus datos, asegúrate de hacer pequeñas mejoras siempre que sea posible. Además, obtén ideas sobre cómo hacer tu presentación más atractiva, interesante, informativa y efectiva. De esta manera, con cada presentación que realices, mejorarás tu presentación con perfección y claridad.

6. Presentaciones Interactivas e Interesantes

Utiliza técnicas como los atributos preatentivos para llamar la atención sobre frases o palabras clave más allá de simples palabras o números en una diapositiva, mejorando así su impacto. Estos atributos incluyen el uso de cursivas, negritas, diferentes colores o tamaños para resaltar elementos específicos, capturando la atención de la audiencia en fracciones de segundo. Un aspecto integral de tu presentación implica justificar a tu audiencia por qué deben estar interesados.

La integración de ejemplos del mundo real permite que tu audiencia comprenda, empaticen y relacionen la importancia de tu trabajo. Incorporar estudios de casos o ejemplos que resuenen con ellos facilita la participación y establece una conexión práctica entre los datos de tu presentación y sus experiencias diarias.

Mejora tu presentación según la audiencia:

• Para presentaciones de empresa, alinea tu contenido con sus valores, misión y enfatiza cómo tu propuesta beneficia a su organización específica.
• Cuando te diriges a colegas, enfatiza las conexiones entre tu trabajo y el suyo. Considera discutir con ellos de antemano para resaltar mejor estas conexiones durante tu presentación.

Cuando te diriges a una audiencia más amplia, mantente actualizado sobre temas más amplios, tendencias de la industria y eventos actuales que se relacionen con tu trabajo. Integra estos ejemplos en tu presentación para subrayar la relevancia de tu trabajo.

Tu objetivo es cerrar la brecha entre tu trabajo y los intereses de la audiencia. Entrégales contenido que se relacione con su trabajo o sus vidas cotidianas, ya que encontrar esta conexión a menudo es un paso crucial hacia la participación de la audiencia.

7. Utiliza Herramientas Tecnológicas

La integración de tecnología puede mejorar la participación e interactividad de tu presentación. Utiliza herramientas para compartir recursos, realizar encuestas, solicitar retroalimentación y fomentar la interacción. Plataformas como Mentimeter, Google Forms o Kahoot permiten mostrar cuestionarios interactivos, nubes de palabras o encuestas. La comunicación a través de las redes sociales, el correo electrónico o el chat antes, durante o después de la presentación también contribuye a la participación.

Sin embargo, es importante tener en cuenta los posibles desafíos y distracciones que la tecnología puede presentar. Evita hacer varias cosas a la vez, como mirar el teléfono o leer directamente las diapositivas durante la presentación. Monitorea activamente las interacciones en línea y aborda de manera oportuna problemas técnicos o consultas de la audiencia para mantener una experiencia fluida.

Conclusión

Presentar tus datos de manera efectiva es crucial para comunicar los hallazgos a colegas, clientes o posibles inversionistas. A pesar de tener sólidas habilidades técnicas, la incapacidad de presentar estas conclusiones a la audiencia relevante puede socavar tus esfuerzos. ¡Una presentación bien elaborada no solo transmite confianza en tus hallazgos, sino que también refleja orgullo en el trabajo realizado!

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