6 formas en las que los gerentes de proyectos pueden utilizar la IA para mejorar la eficiencia

6 formas de usar IA en gestión de proyectos para mejorar eficiencia

Si has sido líder de equipo o has gestionado proyectos en el pasado, es posible que comprendas cómo la gestión de proyectos es una ciencia. Desde habilidades de comunicación hasta herramientas tecnológicas, es uno de esos campos que requiere una caja de herramientas diversa para tener éxito. Ahora, con el rápido avance de la inteligencia artificial (IA), existen formas interesantes en las que la gestión de proyectos puede ser potenciada. Todo, desde la automatización, el análisis y pronóstico de datos, la gestión de recursos y más, puede beneficiarse con un poco de IA. Es por eso que la IA y la IA generativa no solo son para codificadores o desarrolladores, ya que la IA puede mejorar el trabajo de la mayoría de los empleados.

Así que veamos cómo los gestores de proyectos pueden obtener beneficios significativos al utilizar la IA.

Análisis y Pronóstico de Datos

Aunque no lo creas, como gestor de proyectos, estás siendo bombardeado con un flujo de datos en constante crecimiento. Dependiendo de la cantidad y escala de tu(s) proyecto(s), toda esta información podría ser crucial para garantizar que las tareas se estén realizando y que todo esté en curso. Pero incluso para los gestores de proyectos más experimentados, la cantidad de información y puntos de datos puede resultar abrumadora. Y aquí es donde entra en juego la IA.

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No solo la IA puede analizar tus datos relacionados con el proyecto y proporcionar ideas clave, sino que debido a su naturaleza, la IA puede generar advertencias o ayudarte a encontrar patrones que pueden indicar un problema mayor. Esto se puede hacer con algo tan simple como las tablas dinámicas de Excel, Google Data Studio u otras herramientas de visualización como PowerBI. El seguimiento del tiempo, los recursos y otros KPI importantes puede ayudar a los gestores de proyectos a planificar adecuadamente sus proyectos, encontrar posibles cuellos de botella o incluso asegurarse de que los costos se mantengan bajo control.

También existen herramientas de pronóstico de líneas de tiempo integradas en plataformas populares como Monday.com, Asana y Trello, que utilizan algoritmos de aprendizaje automático para generar información sobre el proyecto y también realizan pronósticos para el gestor de proyectos.

Automatización y Eficiencia

Aunque no lo creas, la automatización y la eficiencia son dos áreas en las que la IA puede mejorar realmente la vida de un gestor de proyectos. Comencemos por la automatización. Si eres un gestor de proyectos experimentado, especialmente en el campo del software, sabes que hay muchas tareas repetitivas y mundanas que no son demasiado difíciles pero que consumen mucho tiempo. Pero con la IA, puedes configurar algunas reglas específicas y permitir que la herramienta asigne automáticamente tareas, entrada de datos, recordatorios y actualizaciones sobre el estado del proyecto. Esto funciona especialmente bien si los hitos son conocidos y se pueden vincular a estos sistemas de IA.

Los gestores de proyectos se liberan de tener que redactar nuevas tareas y enviar recordatorios, y todo esto se puede hacer con la ayuda de la IA. En su lugar, puedes establecer un conjunto de reglas y disparadores para activar según factores predefinidos, lo que ahorra muchas horas de redactar manualmente correos electrónicos, tareas, etc. Todo esto, a su vez, permite que el gestor de proyectos se centre en áreas problemáticas y anticiparse a los problemas antes de que se conviertan en un riesgo.

En general, el uso de herramientas como Jira, Monday.com, Zapier y otras permite que los gestores de proyectos se liberen de estas tareas para que puedan centrarse más donde se necesitan.

Gestión de Riesgos

Para muchos gestores de proyectos de nivel medio a alto, la gestión de riesgos es un componente crítico de su trabajo. Saber cuándo y por qué actuar es importante, pero a menudo identificar y gestionar los riesgos de manera efectiva puede ser una actividad estresante y que consume mucho tiempo. Pero aquí es donde la IA tiende a destacar. Esto se debe a que la IA es excelente para buscar patrones, especialmente si tienes datos históricos para trabajar.

Al analizar los datos históricos del proyecto, estas herramientas impulsadas por IA pueden identificar posibles riesgos y encontrar patrones que pueden convertirse en problemas más adelante en el ciclo de vida del proyecto. Aunque los humanos somos buenos en lo que hacemos, no es raro que se pasen por alto patrones claros y puntos de datos, especialmente si los datos son vastos. Pero con herramientas de IA como Active Risk Manager o LogicManager, los gestores de proyectos pueden proporcionar información a los programas para monitorear las métricas del proyecto. Esto les permite encontrar anomalías y recibir alertas sobre posibles problemas para que puedan tomar medidas proactivas en lugar de ser reactivos.

Gestión de Recursos

Para aquellos fuera del mundo de la gestión de proyectos, la gestión de recursos es uno de los aspectos menos conocidos del trabajo. Como los gestores de proyectos saben, poder administrar correctamente los recursos proporcionados por sus organizaciones es un factor clave en su trabajo. Deben asegurarse de que el capital humano se utilice de manera óptima, al tiempo que sean conscientes de cualquier brecha en habilidades y equipos. Esto se debe a que, si los recursos no se gestionan bien, un gestor de proyectos puede encontrarse con un cuello de botella desagradable o recursos utilizados para tareas incorrectas.

Pero con herramientas de IA como Teamdeck, Float y Microsoft Project, los directores de proyectos pueden definir sus recursos, rastrear la disponibilidad y asignaciones, y optimizar la asignación de recursos utilizando algoritmos basados en IA para garantizar que los proyectos estén en camino con los recursos requeridos. Aunque hay un poco de automatización en lo que respecta a la gestión de recursos, estas herramientas de IA optimizan principalmente la utilización de recursos para garantizar una carga de trabajo equilibrada para los equipos y, finalmente, para que el director de proyectos pueda tomar decisiones informadas basadas en la asignación y planificación.

Comunicación y Colaboración

No hay duda al respecto. El trabajo remoto ha arrasado con el mundo. Y aunque los campos tecnológicos han sido pioneros en el trabajo remoto, todavía hay desafíos que enfrentan los directores de proyectos cuando se trata de sus proyectos y la falta de configuraciones centralizadas, especialmente considerando que cada vez es más común que los miembros del equipo vivan en diferentes zonas horarias. Como cualquier director de proyectos sabe, la comunicación es clave para garantizar que los equipos puedan colaborar de manera efectiva. Si esto se convierte en un problema, los proyectos completos pueden estar en riesgo porque los miembros del equipo y los directores de proyectos no están en la misma página.

Pero aquí es donde puede entrar la IA. Con herramientas impulsadas por IA, cada vez es más fácil comunicarse en todo el continente, esto ayuda a mantener a los equipos dispersos en la misma página y trabajar como una máquina bien engrasada. Por supuesto, muchos conocen Zoom, Trello, Cisco Webex y Microsoft Teams. Lo que muchos pueden no saber es que estos programas vienen con mejoras de IA.

Desde la transcripción automática de reuniones hasta ideas de reuniones, pizarras compartidas y más, estos programas permiten una variedad de herramientas diferentes para que estén disponibles para los equipos y los directores de proyectos, de modo que puedan reducir el retraso en las comunicaciones entre los miembros del equipo e incluso grupos dentro de los equipos. Es fundamental reducir los silos tanto como sea posible, por lo que con herramientas de IA como las sugerencias inteligentes de Google, los equipos tienen más formas de mantenerse a bordo y en proyectos.

Soporte de Decisiones

Al igual que la gestión de recursos y riesgos, las herramientas de soporte de decisiones permiten a los directores de proyectos utilizar datos del proyecto en vivo e históricos para generar ideas importantes que, a su vez, brindan recomendaciones basadas en lo que se le proporciona a la IA. Estas herramientas son muy útiles cuando un director de proyectos se enfrenta a una serie compleja de decisiones y necesita un poco más de información para tomar una decisión informada.

Herramientas como RapidMiner y Domo proporcionan muchas herramientas de inteligencia empresarial que permiten a los directores de proyectos reunir todos los datos que tienen a mano, revisar anomalías, KPS, tendencias y, con algoritmos de IA, comprender lo que están viendo.

Conclusión

En general, la IA puede brindar a los directores de proyectos una ventaja inigualable con análisis avanzados, automatización, gestión de recursos, gestión de riesgos, comunicaciones y soporte de decisiones. Todas estas capacidades pueden permitir a los directores de proyectos tomar decisiones mejor informadas, optimizar procesos, mitigar riesgos y, en última instancia, entregar proyectos exitosos teniendo en cuenta a sus equipos.

Pero hay mucho más cuando se trata de gestión de proyectos e IA. En primer lugar, la próxima Cumbre de IA Generativa. Este evento gratuito de un día puede ayudarte a superar todo el humo, los espejos y la exageración que rodea a la IA generativa, y así puedas ver por ti mismo cómo esta tecnología realmente puede sacar lo mejor en cuanto a capacidades.

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